一、索證索票制度
1.應從合法的化妝品生產經營單位購進合法和質量可靠的化妝品，認真審查供貨單位的法定資格、經營范圍和質量信譽，如有必要簽訂質量保證協議書，協議書應注明購銷雙方的質量責任；
2.應嚴格索證索票，認真查驗化妝品生產企業或供貨商的營業執照、生產許可證等相關合法性證明材料，以及化妝品許可批件或備案憑證等產品合法性證明材料，留存相關票證文件或復印件備查，并建立供貨企業檔案。
供貨企業檔案應當包括以下材料：
（1）化妝品生產企業《營業執照》、《化妝品生產許可證》（2017年7月1日之前生產的國產化妝品，應索取產品標識的原《化妝品生產企業衛生許可證》和《全國工業產品生產許可證》或貼有“兩證合一”標記的《化妝品生產企業衛生許可證》），以及供貨單位的《營業執照》；
（2）采購國產特殊用途化妝品還應索取《國產特殊用途化妝品衛生許可批件》（特殊用途化妝品指育發、染發、燙發、脫毛、、健美、除臭、美白祛斑、防曬類產品，下同）；
（3）采購進口化妝品，除供貨企業的《營業執照》以外，還應索取產品的檢驗檢疫合格證明和《國家食品藥品監督管理局進口特殊用途化妝品衛生許可批件》（進口特殊用途化妝品）或《進口非特殊用途化妝品備案憑證》（進口非特殊用途化妝品）。
3.購進化妝品應索取正式銷售發票及相關憑證，注明化妝品的名稱、規格、數量、生產日期/批、保質期、單價、金額、銷貨日期以及生產企業或供應商的名稱、住所和聯系方式并加蓋生產企業或供應商的公章。
4.應當按照供應商名稱或者化妝品種類建檔備查，相關檔案應當妥善保存（可實行電子化管理），保存期應當比產品有效期延長6個月。
5.嚴禁采購以下化妝品：
（1）未取得《化妝品生產許可證》的企業所生產的化妝品；
（2）無檢驗報告或合格證明的化妝品；
（3）無“國產特殊用途化妝品批準文”的特殊用途化妝品；
（4）未經備案的國產非特殊用途化妝品；
（5）超過保質期限的化妝品；
（6）未經批準或檢驗的進口化妝品；
（7）其他不符合法律法規規定的化妝品。
二、化妝品標簽標識管理制度
1、采購、經營的化妝品，標簽標識必須符合《化妝品命名規定》、《化妝品標識管理規定》、《消費品使用說明-化妝品通用標簽》及其他相關規定；
2、產品的標簽標識，包括：粘貼或連接或印在化妝品銷售包裝上的文字、數字、符、圖案和置于銷售包裝內的說明書等；
3、經營的化妝品的標識標簽應標注以下內容：
（1）產品中文名稱（商標名+通用名+屬性名）；
（2）生產企業名稱和地址（進口產品需標明原產地及經銷商名稱和地址）；
（3）化妝品生產許可證（2017年7月1日之前生產的，參見索證索票制度）和產品標準；
（4）生產批和限期使用日期，或生產日期和保質期；
（5）凈含量；
（6）產品質量檢驗合格標記；
（7）進口化妝品需標注進口化妝品批準文或備案文，特殊用途化妝品需標注特殊用途化妝品批準文；
（8）全成分表；
（9）其他。如：按化妝品衛生規范要求標注相關使用條件、注意事項或警示用語。 必要時，標注化妝品的使用方法、適用人群和使用部位等。
化妝品包裝物（容器）的最大表面的小于10平方厘米且凈含量不大于15克或者15毫升的，其標識可以僅標注化妝品名稱，生產者名稱和地址，凈含量，生產日期和保質期或者生產批和限期使用日期。其他應當標注的內容可以標注在說明性資料上。
4、非特殊用途化妝品的名稱、標識內容不得涉及育發、染發、燙發、脫毛、、健美、除臭、美白祛斑、防曬類等宣稱。
5、化妝品外包裝應有企業的質量合格標記。無質量合格標記的，能夠查驗該批的檢驗報告或合格證明（國產化妝品），或有該批的進口檢驗檢疫證明（加蓋有代理商的復印件）。
三、進貨查驗和臺賬管理制度
1.凡采購的化妝品必須進行外觀質量檢查，核實產品名稱、規格、生產批（日期）、有效期、生產廠商、標簽、說明書等內容，并與本單位留存的產品合法性證明資料比對，或查詢國家局數據庫、非特殊用途化妝品備案系統，查驗產品標注的生產許可證信息、產品注冊備案信息是否與數據庫一致，是否尚在有效期限范圍，產品包裝、標簽和說明書是否與批準的內容相符；
2.按照化妝品標簽標識管理制度認真查驗產品標簽標識的合法合規性；
3.嚴格實行臺賬管理（可建電子臺賬），建立購進驗收臺賬，購進驗收臺賬如實記錄以下內容：產品名稱、規格、數量、生產日期/批、保質期限、生產單位、購進價格、購貨日期、供應商名稱及聯系方式等信息；
4.按照實際的銷售情況，建立銷售臺賬（可建電子臺賬），包括：名稱、規格、生產日期/批、生產單位、購進單位、銷售日期、銷售價格、銷售數量、庫存數量、銷售人等信息；
5.驗收不合格的化妝品直接存放于不合格區，由化妝品質量報企業負責人審批后辦理退貨或銷毀處理并做好登記；
6.臺賬和索證資料不得涂改、偽造；臺賬應當妥善保存，保存期限應當比產品有效期延長6個月；
7、禁止采購含有醫療術語、適應癥等標注或存在虛假或夸大宣傳的產品；
8、禁止自行配制、灌裝或者分裝化妝品。
四、從業人員培訓制度
1、按年度制定培訓計劃，明確培訓目的，內容和考核要求；
2.明確專人負責培訓工作，培訓內容包括化妝品法律法規、監管部門要求和安全知識等,培訓完畢后應進行考核，確保培訓效果；
3.執行新錄用人員崗前培訓制度，培訓不合格者不得上崗；
4.建立培訓記錄，及時記錄培訓時間、內容、參加人員和考核結果。
五、經營場所衛生管理制度
1.全體員工均應保持經營場所和倉庫內外整潔，不得隨地吐痰、亂丟果皮、雜物等；
2.經營場所和倉庫內不得吸煙、喝酒、進食，不得存放與化妝品無關的私人物品，不得存放易燃、易爆和有毒物品；
3.經營場所和倉庫要定期通風和打掃衛生；
4.經營場所和倉庫應當有通風、防塵、防潮、防蟲、防鼠設施，并定期檢查，保持設施設備完好，發現故障應及時采取措施加以解決；
5.散裝和供顧客試用的化妝品應當有防污染措施；
6.應當按照規定的儲存條件儲存化妝品，并定期檢查儲存條件，做好倉庫的防曬、溫濕度監測和管理，發現溫濕度超出范圍，應及時采取調控措施。
六、不合格產品處理制度
1.不得采購、上架和銷售不合格化妝品；
2.不合格化妝品須與合格產品分開存放，并掛有紅牌警示標志，設專人、專賬管理；
3.購進驗收中發現質量可疑的化妝品，應拒絕接收，不得擅自退貨；在柜過期、破損、污染的化妝品或儲存中發現的不合格品，要立即停止銷售撤下柜臺，放入不合格區；應由化妝品質量向企業負責人報告后進行相處理；
4.監管部門抽查、檢驗判定為不合格時，或上級監管部門公告、發文、通知查處發現的不合格產品時，應立即停止銷售，并追回售出的不合格產品，將不合格產品移至不合格區；
5.不合格化妝品的報損和銷毀要有完善的手續和記錄，記錄至少保存兩年。
七、產品售后服務、舉報投訴及不良反應報告制度
1.設置專人負責產品的售后服務和舉報投訴，并認真記錄，妥善解決；記錄至少保存兩年；
2.充分利用消費者對產品的投訴信息，采取及時有效的行動，確保產品在發現存在安全問題或安全隱患的情況下，能夠及時下架、停止銷售，并妥善處置；
3.安排專人負責收集正在經營的產品不良反應信息，填報不良反應報告，定期上報當地監管部門；發現可能引發或誘發對人體健康造成危害的化妝品不良反應，須立即上報當地監管部門。
4.發生不良反應的產品，應就地封存于不合格區，不得銷售，以便妥善安置。
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